Indexare si Metada

Documenta DMS este o aplicație bazată pe metadate, unde fișierele sunt clasificate în funcție de atribute, în locul directoarelor tradiționale. Documentele se pot gestiona cu ușurință datorită atributele, aplicația având o interfață grafică  intuitivă. , datele putând fi automat extrase  inclusiv din CRM sau ERP.

Denumirea fișierelor se poate genera automat după anumite convenții, în funcție de atributele setate.

Arhivare

Documenta DMS respectă bunele practici în materia arhivării documentelor conform următorilor pași de lucru:

CAPTURE ( Scan) – CLASSIFY (Catalogarea documentelor) – EXTRACT ( Extragerea metadatelor) – VALIDATE (validarea automată și de către operator) – DELIVER (Transmiterea datelor în rapoarte sau sisteme ERP).

Este unul dintre cele mai importante module care permite regăsirea facilă a oricărui document. De asemenea, elimină timpul pierdut regăsirii modulelor sau template-urilor de documente.

Cautare avansată

Căutarea și regăsirea fișierelor este simplă și rapidă.

Fișierele se poate căuta după denumire, client, tip de document, atribute etc. Folosindu-se de functionalitea OCR, Documenta DMS caută chiar și în interiorul documentului pe baza metadatelor. Modulul de căutare avansată dispune de un număr mare de câmpuri de căutare ( denumirea fișierului, extensie, categorie de document, data) și adăuga condiții pentru fiecare dintre acestea.

Scanare si OCR

• Documenta DMS oferă opțiunea avansată de OCR, care simplifică și eficientizează transformarea documentelor fizice în fișiere PDF în interiorul cărora se poate căuta.

• Scanare directă în Documenta utilizând ecranul tactil al scannerului sau aplicaţia
• Completare automată a tipului de document

Registratura electronica

Modulul registrului electronic ajută organizația să respecte aspectele de conformitate legale referitoare la înregistrarea documentului în interiorul organizației, atât pentru documente care intră în organizație, cât și documentele care sunt elaborate intern.

Documenta DMS permite utilizatorilor înregistrarea documentelor într-un mod foarte facil, astfel incat persoana responsabilă poate crea câte registre doreşte, având posibilitatea să acorde drepturi pentru utilizatori sau pentru documentele ce trebuiesc înregistrate.

Documente sablon

Documentele- sablon elimină recrearea inutilă a fișierelor. Se crează rapid și ușor un șablon în care sunt completate automat informațiile pentru documentele utilizate în mod obișnuit.

Se pot creea documente sablon specifice fiecărui departament, documente tipizate externe sau oricare alt tip de document necesar unei companii, bazate pe valori de metadata.

Documentele sunt generate în 5 formate de ieșire: WORD, EXCEL, FORM, HTML şi PDF.

Fisiere favorite

Avantajul de a salva directoare, documente și cele mai accesate meniuri la “Favorite” eficientizează utilizarea aplicației și reduce considerabil timpul utilizat pentru căutarea acestora.

Colaborare

Este o functionalitate care permite discuțiile între utilizatori pe baza unui document. Se pot face comentarii, notificări catre un utilizator specificat sau liber, pentru utilizatori la modul general.

Este chat-ul aplicației care permite notificarea instantă a unui document nou intrat sau a unei operări în interiorul acestuia. Utilizatorul mentionat primeste notificare atât în aplicație cât și pe adresa de email.

Alerte & Notificări

Se poate seta fluxul de lucru să notifice utilizatorii responsabili de fiecare etapă asupra stadiului respectivei proceduri.

Managementul continutului

Modulul de Gestionare a conținutului documentelor din aplicația web permite crearea documentelor din șabloane deja existente. De asemenea, acest modul facilitează generarea conținutului documentelor în funcție de valorile atributelor, controlul accesului la documente reprezentand parte integrată a acestui modul.

Aplicația permite un numar nelimitat de versiuni pentru un document, ține evidența acestora și ofera posibilitatea de a restitui orice versiune.

Fluxuri si proceduri

DOCUMENTA-DMS are propriul motor de flux de lucru integrat, vizual, uşor de definit.  Motorul susține paşi paraleli și secvențiali, aprobări, respingeri, misiuni și informații. Fluxurile se pot defini pe bază de organizare ierarhică.

Aceste procedurile și fluxurile eficientizează activitatea companiei, de la simple solicitări de actualizare a documentelor, la procese complexe de examinare și aprobare. Participanții la process sunt notificați pe e-mail pentru acțiunile necesare, alerte de întârziere, dar și în aplicație.

Este simplu de verificat stadiul unui proces. Toți pașii unui flux sunt înregistrați în istoricul unui flux., iar acesta poate fi setat astfel încât să solicite semnătură electronică la fiecare pas.

Fisiere virtuale

Dosarele virtuale sunt folosite pentru a clasifica și prezenta fișierele în funcție de nevoile organizaționale. La fel ca dosarele și bibliorafturile fizice, directoarele electronice implică o modalitate de organizare și gestionare mai dificilă a fișierelor.
Documenta DMS este o alternativă perfectă, cu o abordare diferită, care permite căutarea și deschiderea documentelor după diferiți parametrii: client, proiect, dată, status etc. Este o aplicație dinamică, care permite organizarea și afișarea informațiilor în funcție de necesități, fără limitarea vechilor directoare statice.
De asemenea, cu Documenta Drive, sunt disponibile dosare virtuale pe Windows, iar utilizatorii pot naviga, copia, deschide și atașa documente la e-mailuri.

Versionare

Caracteristicile aplicației permit accesul la ultima versiune a unui document. Poate fi văzut ce anume s-a modificat pe un document, cand anume s-a modificat si de către cine.De asemenea, in cazul unei erori se poate reveni la o versiunea anterioara a documentului.

Navigarea prin mai multe versiuni ale unui document solicită timp și atenție mărită, reducând astfel productivitatea. Documenta DMS oferă capacitate de versionare complexă, ducând la o mai eficientă gestionare a documentelor.

Optiunea de blocare a unui document oferită de către DOCUMENTA-DMS este utilă, astfel că se poate vedea în timp real utilizatorul care operează modificările.

Rapoarte & BI

Modulul de raportare Documenta permite administratorilor aplicaţiei să definească, să programeze și să ruleze rapoarte bazate pe nevoile specifice organizațiilor. Rapoartele sunt create pe baza unei declarații şi a unor coloane SQL de afișat care sunt generate automat de sistem și prin selecția administratorului.

Documenta DMS permite configurarea și rularea de rapoarte pe orice informație intrată în sistem. Orice raport poate fi programat să ruleze la o anumită oră, zilnic, săptămânal sau la oricare altă sugestie.

Agenda Personala

În calendarul aplicației se pot crea evenimente, cu setarea notificărilor pe e-mail către toate persoanele implicate.

Puncte de lucru multiple

Aplicația poate fi utilizată de oriunde, inclusiv de pe telefonul mobil, indiferent de sistemul de operare al acestuia: iPhone, iPad, Android și Windows Phone. Scanați, salvați și încărcați documente pentru aprobare, indiferent de locația dumneavoastră sau dispozitivul mobil.

Acces securizat

Documenta DMS oferă drepturi de acces utilizatorilor în funcție de măsurile de securitate ale organizației. Se poate seta acces restricționat în funcție de IP, resetarea parolei de acces periodic sau integrarea cu Active Directory.Fisierele stocate sunt criptate cu AES 256, imposibil de citit fără acces la aplicație.

În interiorul aplicației, pe baza organigramei ( roluri, grupuri sau funcție) se pot acorda drepturi de acces atat pe meniuri cât și pe tipul sau categoria de document, se pot forma grupuri sau roluri, unde utilizatorii moștenesc drepturile alocate acelui grup sau rol, iar securizarea folderelor si subfolderelor  se face rintr-o parolă de tip Level 2.