Arhivare Electronica

Arhivare Electronică – permite stocarea tuturor documentelor companiei intr-o forma organizata, centralizata pe o structura arborescenta de tip directoare-subdirectoare sau departamente-tipuri de documente sau orice alta clasificare familiara clientului.

Arhivarea electronica este un modul important al software-ului Documenta-DMS, ce ajuta utilizatorii sa isi pastreze intr-un singur loc toate documentele de care au nevoie, eliminand astfel timpul inutil de cautare fizica a unor documente, ce pot chiar sa fie pierdute.

Optiunea cautare documente: 

Căutarea documentelor se realizează în ecranul de “Căutare avansată”, afișat prin acționarea butonului corespondent din Consolă, în 2 moduri:

• după index, în câmpul “Denumire Fișier”
• după conținut, în câmpul “Cheie căutare”, în cazul documentelor scanate prin OCR.

Opțiune Adaugare: 

In acest ecran se pot seta noi tipuri de documente și criterii pentru arhivare, prin completarea campurilor:

• Tip document: tipul documentului care se dorește a fi arhivat
• Zile retenție de la acces: numărul de zile de la ultima accesare a documentului, până ce va fi arhivat
• Zile retenție de la creare: numărul de zile  de la crearea documentului până ce va fi arhivat

Arhivarea documentelor ce au setat tipul în criteriile de arhivare, se realizează automat la trecerea numărului de zile menționate în criteriile de arhivare.

Crearea foldere noi:

Cu ajutorul carora documentele sunt stocare in functie de obiectul acestora, monitorizarea lor fiind mult mai usoara. De asemenea, folderele noi definite au optiuni de securitate, accesul la acestea fiind dat de catre administrator nominal.

Optiunea de stergere

Utilizatorii pot șterge documentele doar logic. Ștergerea efectiva a documentelor poate fi realizata doar de catre administrator.

De asemenea, documentele șterse de către utilizatori pot fi restaurate de catre administrator prin bifarea fisierelor vizate și actionarea butonului “Restaurare”.

Optiune Lista documente

Se selecteaza criteriul de arhivare pentru tipul de document și se acționează butonul “Lista documente”. Se afișeaza lista cu documentele arhivate.

Opțiune tragere și plasare

Sistemul de operare Windows a obișnuit utilizatorul cu opțiunea “drag and drop”, disponibila si în aceasta aplicatie.

Se selectează in calculator documentul care se dorește a fi încarcat în aplicatie, apoi se “trage” în ecranul aplicatiei, in directorul destinatie:

Optiune incarcare multipla

Se selectează directorul în care se dorește incarcarea documentelor, se acționează butonul  iar în ecranul afișat se acționează butonul “Mai multe”.

Ecranul de încărcare document se mărește și se multiplică opțiunea de selecție și încărcare a unui document din calculator:

Pe fiecare linie se alege câte un fișier care se dorește a fi încărcat în aplicație, iar la final se acționează butonul “Ok”, pentru încărcarea propriu-zisă a documentelor.

Optiune receptionarea documentelor

Pentru fiecare document intrat în arhiva se completează detaliile acestuia, conform Nomenclatorului Arhivistic și se salveaza.

Constituiere unitati arhivistice

După recepționarea documentelor de la clienti, operatorii proceseaza aceste documente, le catalogheaza și constituie UA, care vor fi pastrate in depozit.

In zona superioara a acestui ecran sunt afisate unitatile arhivistice.

In zona inferioara ecranului este afisat indexul pentru UA selectata in zona superioara a ecranului.

Pentru adaugarea unei noi UA sau a indexului acesteia, se acționeaza butonul Adaugare din zona corespondenta.

Generare coduri de bare pentru UA

Pentru fiecare UA adăugată se genereaza un cod de bare prin acționarea butonului Cod bare.

Codul de bare se printează pentru a fi lipit pe UA fizica. La adaugarea unei noi UA, platforma generează automat un container de documente aferent în directorul “Unități arhivistice în lucru”.La adăugarea indexului, platforma generează automat fișiere .idx pentru fiecare intrare în index.

Optiunea rapoarte:

In functie de metadatele completate, se pot extrage rapoarte, ce ajuta la o mai buna organizare a documentelor arhivate.

Tipurile de rapoarte configurate:

Registrul general de arhivă
Raport “Evidență cutii”
Raport “Conținut cutie”
Raport “Locatori liberi”
Raport “Conținut locatori”
Raport “Solicitare documente”
Raport “Căutare indexată”

Documenta DMS