Managementul Contractelor

86%

Reducerea numărului de documente pierdute

56%

Reducerea timpilor de așteptare

88%

Creșterea gradului de complianță cu reglementările interne și externe

47%

Creșterea numărului de documente emise la timp și în format corect

60%

Reducerea utilizării hârtiei și a costurilor de tipărire și depozitare

DOCUMENTA-DMS este o aplicatie de management al documentelor.

Modulara si extrem de usor de folosit! Fiind o aplicatie modulara, modulele acesteia pot fi achizitionate in functie de necesitatiile clientilor nostrii, astfel incat acestia sa isi poata eficientiza munca cu doar 3 click-uri!

Consola, cu intefata familiara si prietenoasa, ofera acces selectiv si sistematizat catre zonele de interes .

Foldere;

Inbox

Dashboard

Administrare

Rapoarte

Registratura

Activitati

Modulul de management al contractelor are ca si principale functionalitati :.

Arhivarea electronica a contractelor furnizorilor si clientior.

Contractele sunt scanate, indexate, inregistrare si arhivate electronic, astfel incat acestea pot fi gasit usor de catre utilizatori, dupa cuvintele cheie, iar pierderea acestora este practic imposibila, deoarece acestea sunt stocate in baze de date.
Avantajele de arhivare electronica sunt numeroase, astfel incat documentele sunt usor de gasit.

Alerte la expirare.

Utilizatorii primesc alerte de expirare a contractelor, astfel incat monitorizarea acestora devine mai simpla si mai eficienta. De asemenea, utilizatorii pot extrage, sub forma unor raporte, contractele in functie de datele de expirare, acest lucru fiind foarte eficient pentru companie, deoarece impiedica erorile ce se pot crea datorita contractelor cu termen expirat si a caror reinnoire a fost scapata din vedere.

Optiune de drept utilizatorilor externi pentru consultare, semnare, link temporar

Cu ajutorul acestei functionalitati, utilizatorii externi pot accesa documente pentru semnarea, verificarea sau corectia acestora, printr-un link, acesta avand o durata limitata de timp.
Dupa expirarea acestui interval, acestia sunt nevoiti sa ceara din nou link pentru documentele solicitate.

Beneficii modul Managementul Contractelor

In Documenta ne intereseaza ‘CE caut?’, nu ‘UNDE caut?’

Documenta – o aplicatie web-based ce permite definirea unui management electronic performant al contractelor

Toate contractele, anexele si actele aditionale sunt stocate centralizat, intr-o singura baza de date

Aplicatie mobila – un flux de aprobare a contractelor poate fi gestionat direct de pe telefon sau tableta (mobile adapted)

Controlul versiunilor – toti cei implicati in semnarea unui contract vor folosi ultima versiune in mod automat

Stocarea documentelor conexe se face alaturi de original, iar acest lucru permite sa se stie in orice moment informatiile importante legate de contract

Stabilirea unor formate sabloane (template) pentru contracte permite accesul modificarii continutului unui contract decat in zonele speciale (metadata)

ISO standards – cu Documenta ai garantia ca standardele ISO ale companiei sunt respectate

Orice document la 3 clickuri distanta – cu ajutorul panourilor de management pot ajunge la orice contract/anexa in 3 pasi mici

Acces offline – se pot lucra documente in regim offline, urmand ca odata cu conectarea la internet sa se faca o sincronizare cu baza de date centrala (automat sau nu)

Accesul la fiecare informatie este diferentiat, in functie de drepturile fiecarui utilizator

Alerte si rapoarte – pot sti in orice moment al zilei ce contracte am active, cate urmeaza sa expire si cand vor expira

Integrare Outlook – permite aprobarea sau respingerea unui contract aflat pe flux direct din email; de asemenea putem stoca toat emailurile direct in aplicatie sau putem genera fluxuri direct din email

Integrare Office – orice document lucrat in Word/Excel/PPT poate fi salvat direct in aplicatie sau poate fi transmis pe flux

Semnatura electronica – contractele pot fi semnate direct in aplicatie si stocate in versiunea finala doar in format electronic

Registrul electronic al contractelor – permite acordarea de numere de inregistrare consecutive acordate direct din registrele electronice conform Legii Arhivelor Nationale. Mai mult – se pot emite coduri de bare associate cu numerele din registri pentru o trasabilitate viitoare intre documentul fizic si cel electronic

Workflow designer – permite aplicarea si mentinerea procedurilor interne de lucru cu contractelor. Aplicatia permite modificari facile de fluxuri sau generare de fluxuri noi – in functie de politicile interne ale companiei.

Automatizare – toate etapele parcurse pana acum manual, inclusiv riscurile asociate, devin automatizate cu Documenta. Astfel se evita erori, riscuri sau scurgeri de informatii.

Documenta DMS

Permite utilizatorilor înregistrarea documentelor într-un mod foarte facil. Administratorul poate crea câte registre doreşte având posibilitatea să acorde drepturi pentru utilizatori sau pentru documentele ce trebuie înregistrate.

Înregistrarea se face automat după ce se selectează registru alocat tipului de document, atribuie automat data si urmatorul număr liber.

Identificarea și urmărirea oricărui document folosind scanere de coduri de bare unice, număr de serie sau de înregistrare
Creare număr nelimitat de înregistrări și definire coloane personalizate / dorite pentru fiecare
Sunt disponibile 10 coloane de segment personalizate unde administratorul poate configura ce date speciale să fie afișate în funcție de tipul de document care va fi înregistrat. De exemplu, într-un registru pentru contracte, am putea dori afişarea în mod automat pe coloanele cu metadate a: datei de încetare, statutului etc.
Inițiere automată a fluxurilor de lucru, după înregistrarea documentelor
Atașare documente la anumite numere ale unui registru
Export și import conținut registre în fişiere PDF, XLS sau CSV

Imprimare coduri de bare și numere de înregistrare cu imprimante de coduri de bare speciale și aplicarea pe documente
Back-office, scanare asincron și legătură fișier scanat la informațiile de înregistrare în funcție de numărul de serie / codul de bare aplicat pe document,
Panou lateral pentru afișarea statutului de înregistrare a documentului în toate ferestrele aplicaţiei în care sunt afişate documente: consolă de lucru, fluxuri de lucru, index, rezultate de căutare, registru electronic
Flux automatizat de înregistrare și de direcţionare fișiere primite prin e-mail
Flux automatizat de înregistrare și de direcţionare fișiere primite prin poştă

Ei au avut incredere in noi

Fi urmatorul client Documenta