Registratura Electronica

86%

Reducerea numărului de documente pierdute

56%

Reducerea timpilor de așteptare

88%

Creșterea gradului de complianță cu reglementările interne și externe

47%

Creșterea numărului de documente emise la timp și în format corect

60%

Reducerea utilizării hârtiei și a costurilor de tipărire și depozitare

eRegistratura.ro schimba modul de lucru cu registrele şi documentele.

Aceasta transforma documentele scrise în documente electronice, care sunt controlate automat din momentul intrarii in companie şi pana la iesirea acestora. Comunicarea in cadrul organizatiei, dar și cu exteriorul devine eficienta, rapida, transparenta.

eRegistratura.ro este un produs Documenta DMS

Aplicatia completa pentru Controlul şi Managementul Documentelor, care integreaza toate procesele şi functionalitatile necesare pentru a eficientiza şi îmbunatati timpul de lucru.

Cu ajutorul aplicație de registratura electronica eliminam timpul irosit cu regasirea unui document sau cu transmiterea informatiilor catre persoane din diferite departamente. Solutia pastreaza pe servere securizate registrele şi documentele într-o forma organizata şi centralizata. Accesul la fisiere se realizeaza pe baza drepturilor de acces alocate. Datorita motorului inteligent de cautare, informatia este gasita in timp real.

Persoanele desemnate cu drept de decizie sunt notificate şi primesc documentul spre aprobare/respingere direct in sistem.

Caracterisiti Registratura

Inreg. automata email

Optiune de inregistrarre automata a documentelor si atasamentelor transmise la o adresa de email, cu raspuns confirmare de primire.

Fluxuri de lucru

Rutare automata documente inca de la momentul inregistrari, in functie de tipul de document

Word / Excel / Office

Inserare stampila / numar si data inregistrare. Inregistrare direct din Word, Excel, Powerpoint, Outlook.

Stampila nr. inregistrare

Aplicare si optiune pozitionare vizuala a stampilei de inregistrare

Coduri de bare

Aplicare coduri de bare pe documentele inregistrate

Preview documente

Side-panel cu toate informatiile disponibil direct pe registru. Coloanele registrului sunt configurabile.

Alerte

Sistemul transmite alerte pe email, in aplicatie sau SMS. Cu ajutorul acestora persoanele responsabile sunt notificate de receptia documentelor, expirarea acestora sau semnarea lor

Cu ajutorul registraturii se poate crea organigrame, in functie de grupurile create, de accesul acestora la anumite tipuri de documente si de drepturile de aprobare/respingere.

De ce eRegistratura?

Creare număr nelimitat de înregistrări și definire coloane personalizate / dorite pentru fiecare

Sunt disponibile 10 coloane de segment personalizate unde administratorul poate configura ce date speciale să fie afișate în funcție de tipul de document care va fi înregistrat

Inițiere automată a fluxurilor de lucru, după înregistrarea documentelor

De ce eRegistratura ?

Atașare documente la anumite numere ale unui registru
Export și import conținut registre în fişiere PDF, XLS sau CSV
Imprimare coduri de bare și numere de înregistrare cu imprimante de coduri de bare speciale și aplicarea pe documente
Back-office, scanare asincron și legătură fișier scanat la informațiile de înregistrare în funcție de numărul de serie / codul de bare aplicat pe document

Panou lateral pentru afișarea statutului de înregistrare a documentului în toate ferestrele aplicaţiei în care sunt afişate documente: consolă de lucru, fluxuri de lucru, index, rezultate de căutare, registru electronic
Flux automatizat de înregistrare și de direcţionare fișiere primite prin e-mail
Flux automatizat de înregistrare și de direcţionare fișiere primite prin poştă
Identificarea și urmărirea oricărui document folosind scanere de coduri de bare unice, număr de serie sau de înregistrare

Cu ajutorul eRegistraturii este simplu de urmarit traseul documentelor. Aceasta functionalitate este foarte importanta, deoarece se reduce seminificativ riscul ca un document important sa nu ajunga la persoana de decizie pentru aprobari/respingeri.

Intregul proces este monitorizat, astfel incat persoanele cu drept de acces pe documentele respective pot debloca un document ramas pe o perioada mai indelungata la o persoana.

Documenta DMS

Permite utilizatorilor înregistrarea documentelor într-un mod foarte facil. Administratorul poate crea câte registre doreşte având posibilitatea să acorde drepturi pentru utilizatori sau pentru documentele ce trebuie înregistrate.

Înregistrarea se face automat după ce se selectează registru alocat tipului de document, atribuie automat data si urmatorul număr liber.

Identificarea și urmărirea oricărui document folosind scanere de coduri de bare unice, număr de serie sau de înregistrare
Creare număr nelimitat de înregistrări și definire coloane personalizate / dorite pentru fiecare
Sunt disponibile 10 coloane de segment personalizate unde administratorul poate configura ce date speciale să fie afișate în funcție de tipul de document care va fi înregistrat. De exemplu, într-un registru pentru contracte, am putea dori afişarea în mod automat pe coloanele cu metadate a: datei de încetare, statutului etc.
Inițiere automată a fluxurilor de lucru, după înregistrarea documentelor
Atașare documente la anumite numere ale unui registru
Export și import conținut registre în fişiere PDF, XLS sau CSV

Imprimare coduri de bare și numere de înregistrare cu imprimante de coduri de bare speciale și aplicarea pe documente
Back-office, scanare asincron și legătură fișier scanat la informațiile de înregistrare în funcție de numărul de serie / codul de bare aplicat pe document,
Panou lateral pentru afișarea statutului de înregistrare a documentului în toate ferestrele aplicaţiei în care sunt afişate documente: consolă de lucru, fluxuri de lucru, index, rezultate de căutare, registru electronic
Flux automatizat de înregistrare și de direcţionare fișiere primite prin e-mail
Flux automatizat de înregistrare și de direcţionare fișiere primite prin poştă

Ei au avut incredere in noi

Fi urmatorul client Documenta